Anbieterwechsel

Als Kunde von Inkboard können Sie jederzeit zu einem anderen Anbieter derselben Dienstart wechseln, mehrere Anbieter parallel nutzen oder Ihre Daten in eine eigene IT-Infrastruktur übernehmen. Dieses Recht ergibt sich aus Art. 23 ff. Data Act und ist in § 13a unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen vertraglich geregelt. Diese Seite fasst die dort geregelten Verfahren, Fristen und Entgelte öffentlich zusammen; maßgeblich ist der Wortlaut der AGB.

Der Wechsel steht neben Ihren sonstigen Kündigungsrechten. Sie müssen keinen Grund angeben und keine Genehmigung einholen.

Sie können den Vertrag mit einer Frist von höchstens zwei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigen, um zu wechseln. Nach Ablauf einer etwaigen Mindestvertragslaufzeit endet der Vertrag spätestens zwei Monate nach Zugang Ihrer Kündigung bei uns.

Die Kündigung erklären Sie in der Anwendung oder in Textform an luka@inkboard.tattoo.

Ab dem Zeitpunkt der Kündigung beginnt ein verpflichtender Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen. In dieser Zeit

– unterstützen wir Sie und, wenn Sie das beauftragen, auch Ihren neuen Anbieter angemessen beim Wechsel;
– erbringen wir den bisherigen Dienst unverändert zu den vereinbarten Konditionen weiter;
– ermöglichen wir nach besten Kräften eine funktionale Äquivalenz des neuen Dienstes, soweit das technisch machbar ist.

Auf begründeten Antrag verlängern wir den Übergangszeitraum einmalig um bis zu sieben Kalendertage. Verkürzen dürfen wir ihn nur aus technischen Gründen, die wir Ihnen unverzüglich mitteilen.

Der Wechsel ist kostenlos. Für die Unterstützung im Übergangszeitraum, für den Datenexport und für die Ausübung des Kündigungsrechts berechnen wir nichts.

Unberührt bleiben nur die regulären Entgelte für die Nutzung des Dienstes bis zum Vertragsende sowie Entgelte für außergewöhnliche Zusatzleistungen, die Sie gesondert beauftragen.

Der Export ist eine Selbstbedienungsfunktion. Sie brauchen ihn nicht bei uns anzufordern und müssen auf nichts warten:

– In der Anwendung unter Einstellungen → Gefahrenzone → „Daten exportieren".
– Auch dann, wenn der Zugang nach Vertragsende bereits gesperrt ist: die Exportschaltfläche bleibt auf der Sperrseite erreichbar.

Der Export steht dem Inhaber-Konto des Studios zur Verfügung. Während der Vertragslaufzeit und im Übergangszeitraum erstellen wir ihn auf Wunsch auch selbst und übergeben ihn Ihnen; ebenso erhalten Sie auf Anfrage eine aktuelle Übersicht der exportierbaren Datenkategorien und Auskunft über die verfügbaren Verfahren und Formate.

Sie erhalten eine ZIP-Datei mit dem Namen inkboard-export-JJJJ-MM-TT.zip. Darin liegt je Datenbereich eine CSV-Datei.

– Zeichensatz UTF-8 mit Byte Order Mark, damit Umlaute auch in Excel korrekt erscheinen.
– Trennzeichen Komma, Zeilenende CRLF, Textfelder bei Bedarf in doppelte Anführungszeichen gesetzt.
– Die erste Zeile jeder Datei enthält die Spaltennamen. Die Dateien beschreiben ihre Struktur damit selbst.
– Verschachtelte Felder werden als JSON in die jeweilige Spalte geschrieben.

CSV in einem ZIP-Archiv ist ein strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Format im Sinne des Data Act: es lässt sich ohne Spezialsoftware in Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Auswertungswerkzeugen öffnen.

Zusätzlich steht ein buchhalterischer Export bereit: ein DATEV-EXTF- Buchungsstapel als CSV je Monat, gedacht für die Übergabe an die Steuerberatung.

Das folgende Verzeichnis benennt alle Datenbereiche, die exportiert werden — derzeit 31 Dateien. Es wird aktuell gehalten: der Export wird bei jedem Abruf unmittelbar aus der laufenden Datenbank erzeugt, und die Spaltennamen stehen in der ersten Zeile jeder Datei. Das Verzeichnis kann daher nicht von den tatsächlich gelieferten Daten abweichen.

Anfragen und Kundschaft
– leads, lead_drafts: eingegangene Anfragen und die dazu erzeugten Antwortentwürfe.
– customers, customer_questions: Kundenprofile und die an Kundinnen und Kunden gestellten Rückfragen.

Termine und Sitzungen
– sessions, session_documentation: Sitzungen mit Datum, Betrag, Zahlungsart und Artist sowie die Sitzungsdokumentation.
– booking_requests: Buchungsanfragen und Terminvorschläge.
– artist_time_off: Abwesenheiten der Artists.

Formulare
– consent_forms: unterzeichnete Einverständniserklärungen einschließlich der darin gemachten Angaben.
– form_templates, aftercare_templates: Ihre Vorlagen für Formulare und Pflegehinweise.

Artists und Leistungen
– artists, studio_deputies: Artists des Studios und die Vertretungsregelungen.
– studio_services, studio_service_artists: Ihr Leistungskatalog und die Zuordnung zu Artists.

Geld und Zusatzmodule
– studio_deposits: Anzahlungen.
– studio_gift_cards: Gutscheine.
– studio_addons: gebuchte Zusatzmodule.

Kundenbindung
– customer_points, customer_points_ledger: Punktestände und jede einzelne Punktebuchung.
– customer_rewards, studio_rewards: vergebene Belohnungen und Ihr Belohnungskatalog.

Nachrichten
– conversations, conversation_messages: Verläufe und Einzelnachrichten der Kundenkommunikation.
– channel_contacts, blocked_channel_contacts: Kontakte der angebundenen Kanäle und blockierte Kontakte.
– messages, message_group_reads: interne Nachrichten und Lesemarkierungen (zur Einschränkung siehe Ziffer 8).

Kurzfristige Termine und Konfiguration
– flash_slots, slot_applications: frei gewordene Termine und die Bewerbungen darauf.
– studio_config: Ihre Studio-Einstellungen, Öffnungszeiten und Texte.

Art. 26 lit. a Data Act verpflichtet uns, auch die bekannten Beschränkungen und technischen Grenzen zu benennen. ⚠️ Diese Angaben sind Teil der Pflichtinformation, nicht ein Vorbehalt:

Keine Dateien. Der Export enthält ausschließlich Datenbankinhalte, also Text und Zahlen. Bilder und Dateien sind nicht enthalten — weder Fotos der behandelten Stellen, noch Referenzbilder aus Anfragen, noch Bilder und Sprachnachrichten aus Chats, noch Sitzungsdokumente, Formularvorlagen-Dateien, Profilbilder oder Ihr Studio-Logo. Die CSV-Dateien enthalten insoweit nur die Verweise auf diese Dateien, nicht die Dateien selbst. Diese Dateien laden Sie jederzeit vor Vertragsende mit einem Klick über Einstellungen → Gefahrenzone → „Alle Fotos und Dateien herunterladen" als ZIP-Archiv herunter (Fotos der behandelten Stellen, Referenzbilder, Chat-Medien, Sitzungsdokumente, Formularvorlagen, Profilbilder und Studio-Logo); alternativ fordern Sie sie im Übergangszeitraum bei uns an, dann stellen wir sie Ihnen bereit.

Keine Zugangsdaten. Zugangs- und Sicherheitsmerkmale werden nicht exportiert: die verschlüsselt gespeicherten Zugangsdaten verbundener WhatsApp- und Instagram-Konten ebenso wenig wie die Zugriffsschlüssel für den Google-Kalender. Sie sind keine übertragbaren Studiodaten, und ihre Herausgabe würde die Sicherheit des Dienstes gefährden. Ihre Kanäle und Kalender verbinden Sie beim neuen Anbieter neu.

Keine plattformweiten Daten. Tabellen, die alle Studios gemeinsam betreffen — etwa Benutzerkonten und Rollen über Studiogrenzen hinweg oder die Sperrliste des E-Mail-Versands — werden nicht exportiert. Sie enthalten Daten anderer Kunden und sind nicht Ihre Daten.

Interne Nachrichten sind personenbezogen abgegrenzt. Die Datei messages enthält die internen Nachrichten der exportierenden Person, nicht den vollständigen Verlauf eines Teamkanals. Nachrichten von Kolleginnen und Kollegen sind deren personenbezogene Daten; ein Team-Thread wird deshalb nicht als Protokoll ausgegeben.

Kalendereinträge liegen bei Google. Termine, die Inkboard in den Google-Kalender Ihres Studios geschrieben hat, stehen in Ihrem eigenen Google-Konto und bleiben dort. Sie sind nicht Teil dieses Exports, gehen Ihnen aber auch nicht verloren.

Nach Abschluss des Wechsels löschen wir alle personenbezogenen und nicht personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit dem Vertrag verarbeitet haben, nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags (dort § 11) — es sei denn, Sie verlangen ausdrücklich eine längere Aufbewahrung oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht steht entgegen.

Konkret: Nach Vertragsende stellen wir den Export 30 Tage auf Anfrage bereit; danach werden die Daten innerhalb weiterer 90 Tage aus den Produktivsystemen gelöscht. Datensicherungen werden im Rahmen der regulären Sicherungszyklen überschrieben. Die Löschung bestätigen wir Ihnen auf Anfrage in Textform.

Für Studioverwaltungsdienste dieser Art bestehen derzeit keine harmonisierten Normen und keine gemeinsamen Spezifikationen im Sinne der Art. 35, 36 Data Act, auf die wir uns stützen könnten. Wir geben Ihre Daten deshalb in offenen, herstellerunabhängigen Formaten heraus (ZIP und CSV), die jeder andere Anbieter einlesen kann.

Werden solche Spezifikationen oder Normen künftig verbindlich, richten wir den Export daran aus. Über verfügbare Verfahren und Formate informieren wir Sie auf Anfrage jederzeit vollständig.

Unsere Pflichten aus § 13a entbinden uns nicht von der Einhaltung anderer Vorschriften, insbesondere des Datenschutzrechts (Art. 30 Data Act). Wir sind außerdem nicht verpflichtet, für einen Wechsel neue Funktionen zu entwickeln oder geschützte Technologien offenzulegen, soweit dies über die Interoperabilitätspflichten des Data Act hinausgeht.

Fragen zum Wechsel, zum Export oder zu den hier genannten Verfahren richten Sie bitte an luka@inkboard.tattoo. Wir antworten in der Regel innerhalb von 24 Stunden, spätestens innerhalb von zwei Werktagen.

Diese Seite wird aktuell gehalten. Ändern sich die Verfahren, Formate oder der Umfang des Exports, wird sie zusammen mit der Änderung angepasst.