Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Luka Nico Holtzmann

Holtzmann Automation

Hauptstraße 186

77966 Kappel-Grafenhausen

Deutschland

E-Mail: luka@holtzmann-automation.de

Für die Registrierung und Verwaltung von Studio-Accounts (z. B. Inhaber- und Artist-Konten, Abrechnung) ist Holtzmann Automation eigener Verantwortlicher.

Für die Daten, die ein Studio über seine eigenen Interessent:innen und Kund:innen in der Plattform verarbeitet (Anfragen, Kundenprofile, Termine, Fotos, Formulare), ist das jeweilige Studio Verantwortlicher; Inkboard handelt insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe Abschnitt „Auftragsverarbeitung für Studios").

Die Plattform wird gehostet bei Vercel Inc. (440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA). Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Server-Logdaten (gekürzte IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent) zur Sicherstellung des störungsfreien und sicheren Betriebs verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Vercel ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Account-, Anwendungs- und Mediendaten werden in einer Supabase-Instanz (Supabase Inc.) in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1) gespeichert. Supabase stellt Authentifizierung, Datenbank, Datei-Speicher und Echtzeit-Synchronisation bereit. Die Daten verbleiben in der EU. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; für die im Auftrag eines Studios verarbeiteten Daten Art. 28 DSGVO. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Abonnements und Zahlungen werden über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) abgewickelt. Dabei verarbeitet Stripe die für die Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail, Zahlungsmittel). Zahlungsdaten werden nicht auf den Inkboard-Servern gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Wenn ein Studio die Google-Kalender-Integration aktiviert, wird über Google OAuth der Zugriff auf den Google-Kalender autorisiert, um Termine zu synchronisieren. Die Zugriffs-Tokens werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich serverseitig verwendet. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a/b DSGVO. Anbieter: Google Cloud EMEA Limited.

Angefordert wird ausschließlich der Berechtigungsumfang .../auth/calendar.events (Termine des verbundenen Kalenders lesen und schreiben) sowie .../auth/userinfo.email (Zuordnung des verbundenen Google-Kontos). Die Daten werden verwendet, um Termine in Inkboard anzuzeigen, Termine anzulegen und zu aktualisieren sowie Selbstbuchungen von Kund:innen als Anfrage zu übernehmen.

Limited Use – Verwendung von Google-Nutzerdaten

Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die Inkboard über Google-APIs erhält, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Insbesondere gilt: Daten, die über Google-Workspace-APIs empfangen werden, werden weder in roher noch in aggregierter oder abgeleiteter Form dazu verwendet, KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern – weder eigene noch grundlegende oder verallgemeinerte Modelle Dritter. Google-Nutzerdaten werden zu diesem Zweck auch nicht an Dritte übertragen oder verkauft.

Inkboard setzt KI-gestützte Funktionen ein (siehe Abschnitt 7). Diese verarbeiten ausschließlich Inhalte, die Studios bzw. deren Kund:innen selbst in Inkboard eingeben (z. B. Anfragen über das Webformular oder Nachrichtenkanäle). Daten aus Google-APIs werden nicht an KI-Dienste übermittelt und fließen nicht in KI-Verarbeitungen ein.

Zur automatischen Einschätzung und Priorisierung von Anfragen sowie für Antwortentwürfe werden Inhalte an OpenAI übermittelt (Vertragspartner: OpenAI Ireland Limited, Irland; die Verarbeitung erfolgt in den USA). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO bei Verarbeitung im Auftrag eines Studios. Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln.

Datenminimierung: Übermittelt wird ausschließlich der Inhalt der jeweiligen Anfrage bzw. Nachricht, zusammen mit allgemeinen Angaben zum Studio (z. B. angebotene Leistungen, Stile und Preisrahmen). Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nicht an OpenAI übermittelt. Die Anrede in der späteren E-Mail wird erst nach der KI-Verarbeitung von Inkboard selbst ergänzt. Enthält eine Nachricht selbst personenbezogene Angaben, werden diese als Teil des Nachrichtentextes verarbeitet.

Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (API-Nutzung; kein Training auf API-Daten). Die Ergebnisse sind Vorschläge und Entwürfe, die vor einer Verwendung vom Studio geprüft werden; eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Daten, die über Google-APIs empfangen werden (siehe Abschnitt 6), werden zu keinem Zeitpunkt an OpenAI oder andere KI-Dienste übermittelt.

Für Automationen (z. B. Erfassung von Anfragen, Follow-ups, Formular-Erinnerungen) wird eine selbst betriebene Instanz der Workflow-Plattform n8n eingesetzt. Diese wird über den Managed-Hosting-Anbieter Elestio in einem Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland (EU) betrieben; die Daten verbleiben in der EU. Dabei werden die für die jeweilige Automation erforderlichen Daten verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO. Mit Elestio besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Einladungen, Formular-Links, Flash-Slot-Angebote) werden über Resend (Resend, Inc., USA) versandt. Dabei werden E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Je nach gebuchtem Plan können zusätzliche Module aktiviert werden. Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich dann, wenn das jeweilige Modul vom Studio ausdrücklich aktiviert wurde.

WhatsApp- und Instagram-Integration: Bei Aktivierung werden die über den jeweiligen Kanal ausgetauschten Nachrichteninhalte sowie die zugehörigen Kennungen über Meta Platforms Ireland Ltd. verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO.

Im Einzelnen werden dabei verarbeitet: bei WhatsApp die Telefonnummer der Kundin oder des Kunden sowie der bei WhatsApp hinterlegte Profilname; bei Instagram die von Instagram vergebene Kennung des Kontos (Instagram-Scoped ID) sowie der öffentliche Benutzername und – sofern vorhanden – der Anzeigename des Instagram-Kontos. In beiden Fällen werden zusätzlich die ausgetauschten Nachrichtentexte und die übermittelten Anhänge (Bilder, Videos, Sprachnachrichten und Dateien) verarbeitet – eingehend wie ausgehend.

Übermittelte Anhänge werden von den Servern von Meta abgerufen und in unserem Datei-Speicher (Supabase, siehe Abschnitt 4) in einem nicht öffentlichen Bereich gespeichert, damit sie dem Studio dauerhaft im Postfach zur Verfügung stehen. Der Zugriff ist auf berechtigte Mitglieder des jeweiligen Studios beschränkt.

Besonderheit Instagram: Für Instagram-Nachrichten werden weder eine Telefonnummer noch eine E-Mail-Adresse erhoben. Eine über Instagram eingehende Anfrage wird ausschließlich anhand der Instagram-Kennung geführt und nicht automatisch mit bereits vorhandenen Kundendatensätzen zusammengeführt. Für den Zugriff auf das Instagram-Konto des Studios werden ausschließlich die Berechtigungen instagram_business_basic und instagram_business_manage_messages verwendet; ein Zugriff auf Beiträge, Follower oder Werbekonten erfolgt nicht.

Die Verbindung eines Kanals erfolgt durch das Studio selbst über das offizielle Anmeldeverfahren von Meta. Die dabei erteilten Berechtigungen können vom Studio jederzeit in den Einstellungen widerrufen bzw. der Kanal getrennt werden; nach der Trennung werden die Zugangsdaten des Kanals gelöscht.

Digitaler Anrufbeantworter: Dieses Modul ist derzeit nicht aktiv. Vor einer Freischaltung werden der eingesetzte Anbieter und die verarbeiteten Datenarten hier ergänzt.

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig und standardmäßig ausgeschaltet. Aktivieren Sie sie, meldet Ihr Browser das Gerät beim Push-Dienst des jeweiligen Geräte- oder Browserherstellers an – auf Apple-Geräten beim Apple Push Notification service (Apple Inc., USA), auf Android-Geräten und in Chrome beim Dienst Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA), in anderen Browsern beim Dienst des jeweiligen Herstellers. Dabei entsteht eine Geräteadresse (ein sogenannter Endpoint), die wir Ihrem Benutzerkonto zuordnen und speichern, um Benachrichtigungen überhaupt zustellen zu können.

Der Inhalt ist verschlüsselt. Das Schlüsselpaar für diese Verschlüsselung erzeugt ausschließlich Ihr Browser auf Ihrem Gerät. Der private Schlüssel verlässt Ihr Gerät nicht und liegt uns zu keinem Zeitpunkt vor. Jede Benachrichtigung wird vor dem Versand auf unserem Server für genau dieses Gerät verschlüsselt (Message Encryption for Web Push nach RFC 8291, Verfahren aes128gcm). Apple, Google und andere Push-Dienste erhalten daher einen für sie unlesbaren Datenblock. Sie können den Inhalt einer Benachrichtigung – etwa einen Kundennamen oder den Text einer Nachricht – nicht zur Kenntnis nehmen und handeln insoweit als reine Transportdienste.

Die Begleitangaben sind es nicht. Für den Transport technisch erforderlich und damit für den Push-Dienst sichtbar sind: die Geräteadresse, der Zeitpunkt der Übermittlung, die Gültigkeitsdauer der Nachricht sowie ein Berechtigungsnachweis unseres Servers (VAPID). Apple bzw. Google können daraus ableiten, dass und wann ein bestimmtes Gerät eine Nachricht von Inkboard erhalten hat – nicht jedoch, welchen Inhalt sie hatte. Die Anbieter haben ihren Sitz in den USA; Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw., soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework.

Es werden ausschließlich sichtbare Benachrichtigungen versendet. Stille Push-Nachrichten, die im Hintergrund unbemerkt Daten übertragen, setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie mit dem Aktivieren in der Anwendung und der Freigabe im Browser erteilen. Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Benachrichtigungen in der Anwendung wieder ausschalten oder die Berechtigung in den Einstellungen Ihres Browsers oder Betriebssystems entziehen. Die gespeicherte Geräteadresse wird dann gelöscht; an dieses Gerät werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet.

Soweit Inkboard personenbezogene Daten im Auftrag eines Studios verarbeitet (Daten der Interessent:innen und Kund:innen des Studios), geschieht dies ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Der Vertrag regelt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie die technisch-organisatorischen Maßnahmen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich einsehbar; jedes Studio schließt ihn im Rahmen der Einrichtung seines Accounts verbindlich ab.

Zu den im Auftrag verarbeiteten Datenarten gehören insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Termin-, Sitzungs- und Behandlungsdaten, Angaben aus Einverständniserklärungen sowie – sofern vom Studio bzw. der betroffenen Person freiwillig eingetragen – eine Ausweis- bzw. Identifikationsnummer, die ausschließlich zum Nachweis der Alters- und Identitätsprüfung durch das Studio dient und nur gespeichert wird, wenn sie aktiv eingetragen wurde.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Im Einzelnen gilt:

– Server-Logdaten (Abschnitt 3): Sie fallen beim Hosting-Dienstleister an und werden nach dessen Aufbewahrungsregeln gelöscht; Inkboard speichert darüber hinaus keine eigenen Server-Logdaten.
– Ausführungsdaten der Workflow-Automatisierung (Abschnitt 8): 7 Tage; danach werden sie einschließlich der darin enthaltenen Inhalte automatisch gelöscht.
– Betriebsprotokolle zur Überwachung der Plattform (technische Statusmeldungen ohne Personenbezug): 48 Stunden.
– Account- und Abrechnungsdaten des Studios: Die Account-Daten werden nach Kündigung gelöscht. Rechnungen und Buchungsbelege werden für 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB), Geschäftskorrespondenz für 6 Jahre (§ 257 HGB); sie werden in dieser Zeit nicht weiter verwendet.
– Im Auftrag eines Studios verarbeitete Daten (Anfragen, Kundenprofile, Nachrichtenverläufe, Fotos, Formulare): Eine feste Löschfrist besteht nicht, da allein das Studio als Verantwortlicher über die Dauer entscheidet. Maßgebliches Kriterium ist die Dauer der Kundenbeziehung des Studios; gelöscht wird auf Veranlassung des Studios – etwa auf ein Löschverlangen der betroffenen Person – oder spätestens nach Beendigung des Auftragsverhältnisses.
– Einverständniserklärungen einschließlich der darin gemachten Gesundheitsangaben: Die Aufbewahrungsdauer bestimmt das Studio nach seinem Beweisinteresse, orientiert an der Verjährung (regelmäßig 3 Jahre nach § 195 BGB, bei Gesundheitsverletzungen bis zu 30 Jahre nach § 199 Abs. 2 BGB).
– Nach Beendigung des Vertrages mit einem Studio: Der Datenexport steht 30 Tage auf Anfrage bereit; danach werden die Daten innerhalb weiterer 90 Tage aus den Produktivsystemen gelöscht. Datensicherungen werden im Rahmen der regulären Sicherungszyklen überschrieben.

Cookies setzt die Anwendung nicht – weder eigene noch solche Dritter. Es findet keine Reichweitenmessung, keine Analyse, kein Tracking und keine Werbung statt, und es sind keine fremden Dienste eingebunden, die Sie über Websites hinweg wiedererkennen könnten. Auch die Schriftarten liefert unser eigener Server aus, nicht ein fremder Anbieter. Es gibt deshalb nichts, wofür eine Einwilligung einzuholen wäre; ein Cookie-Banner entfällt.

Damit die Anwendung benutzbar ist, legt sie allerdings Einträge im lokalen Speicher Ihres Browsers ab (localStorage und sessionStorage). Diese Einträge verbleiben auf Ihrem Gerät. Sie werden nicht an uns und nicht an Dritte übertragen, enthalten keine Kennung zur Wiedererkennung auf anderen Websites und dienen keiner Profilbildung.

Technisch erforderlich sind:
– Anmeldung: das Sitzungs-Token, mit dem Sie angemeldet bleiben und ohne das jeder Seitenaufruf eine erneute Anmeldung verlangen würde.
– Fortschritt in Formularen: die bereits gemachten Angaben, damit sie beim versehentlichen Schließen der Seite nicht verloren gehen – bei der Einrichtung eines Studios ebenso wie bei den öffentlichen Formularen (dazu sogleich).
– Push-Status: ob Sie Benachrichtigungen für dieses Gerät aktiviert haben (Abschnitt 10a).
– Support-Sitzung: die Kennzeichnung einer befristeten Sitzung, solange der Betreiber zur Fehlerbehebung vorübergehend in einem Studio-Konto arbeitet.

Dem Bedienkomfort dienen:
– Ihre Einstellungen in Listen: gewählter Filter, Sortierung, Gruppierung und Ansicht in den Bereichen Anfragen und Kund:innen.
– Gelesen-Markierungen: welche Meldungen, Neuerungen und Anfragen Sie bereits gesehen haben, damit dieselbe Markierung nicht erneut erscheint.
– Weggeklickte Hinweise: einmalige Einführungen, der Hinweis zur Installation auf dem Startbildschirm und ähnliche Einblendungen.
– Zwischenspeicher für den Nachrichtenbereich: die zuletzt geladenen Verläufe, damit sich Unterhaltungen ohne Wartezeit öffnen.
– Kleinigkeiten der Darstellung: etwa die in der Demo gewählte Sprache oder ob ein Signalton stummgeschaltet ist.

Öffentliche Formulare. Auf den Seiten, die ohne Anmeldung erreichbar sind – der Einverständniserklärung und der Bewerbung auf einen kurzfristig frei gewordenen Termin –, speichert Ihr Browser die bereits ausgefüllten Angaben zwischen, solange das Formular noch nicht abgesendet ist. Bei der Einverständniserklärung gehören dazu auch die Gesundheitsangaben und eine bereits geleistete Unterschrift. Diese Zwischenspeicherung findet ausschließlich auf Ihrem Gerät statt; an uns übermittelt werden die Angaben erst mit dem Absenden. Mit dem Absenden wird der lokale Zwischenstand automatisch gelöscht.

Verbindung eines WhatsApp- oder Instagram-Kontos. Nur wenn ein Studio in den Einstellungen den Assistenten zur Kanalverbindung ausdrücklich öffnet, wird dafür das Anmeldeskript von Meta geladen. Es ist so eingebunden, dass es keine Cookies setzt. Auf allen übrigen Seiten wird es nicht geladen.

Rechtsgrundlage. Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, soweit es unbedingt erforderlich ist, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen können. Das trifft auf die technisch erforderlichen Einträge zu. Die dem Bedienkomfort dienenden Einträge halten ausschließlich Ihre eigenen Einstellungen innerhalb der von Ihnen aufgerufenen Anwendung fest; sie ermöglichen keine Wiedererkennung und keine Auswertung Ihres Verhaltens. Wir sehen auch sie als Bestandteil des gewünschten Dienstes an und stützen sie auf dieselbe Vorschrift; die damit verbundene Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und bedienbaren Anwendung).

Löschung. Sie können sämtliche Einträge jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen; die Anwendung legt die noch benötigten bei Bedarf neu an. Mit der Abmeldung entfällt das Sitzungs-Token. Einträge, die eine Funktion nicht mehr verwendet, entfernt die Anwendung beim nächsten Start von selbst.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Studio als Verantwortlicher verarbeitet, leiten wir Ihre Anfrage an das jeweilige Studio weiter bzw. verweisen Sie an dieses.

Zur Ausübung dieser Rechte – einschließlich der Löschung Ihrer Daten – genügt eine formlose Nachricht an luka@holtzmann-automation.de. Wir bestätigen den Eingang und beantworten Ihr Anliegen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Löschung führen wir manuell durch; eine Selbstbedienungsfunktion zum Löschen besteht im Produkt nicht.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

Die Plattform nutzt durchgängig eine SSL/TLS-Verschlüsselung, erkennbar am https://-Präfix in der Adresszeile.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die rechtliche Lage oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt jeweils die aktuellste, hier abrufbare Version.